Det er lett å gjøre som man gjorde i går, som i fjor og tiden før det. Det er kanskje enda lettere i en bedrift med lange tradisjoner. Ødegaarden Bakeri og Konditori ble etablert i 1898 og har lange og stolte tradisjoner å ta vare på. Også innenfor ordrebehandling og produksjonsstyring har det vært tatt vare på tradisjonene. Systemet hadde sine klare svakheter, men ble gjort på gammel vane. Helt til Anette Nyheim Lunde ble ansatt som nestleder og datteren til dagens drivere, Merete Brendstuen, begynte å snakke sammen om å finne nye måter å håndtere dette på.

Når man fortsatt har telefax, så ringer det en varsellampe allerede der. Da sier det seg selv at en snart må gå over til noe annet, sier Merete som nærmest har vokst opp i bakeriet blant brød, boller og ikke minst lapper.

– Hvilke utfordringer hadde dere?
– Vi har levd et langt liv på Ødegaarden og gjort ting likt som vi gjorde i 1898. Mye papir, beskjeder og bestillinger gikk frem og tilbake. Beskjeder og bestillinger ble hengt opp på veggen for videre behandling. Vi hadde jo et system, men det var for mange lapper og beskjeder som kunne forsvinne på veien, sier Merete Brendstuen.

Merete Brendstuen er datter til dagens eiere og vil ta det tradisjonsrike bakeriet inn i en ny tid.

Merete Brendstuen er datter til dagens eiere og vil ta det tradisjonsrike bakeriet inn i en ny tid.

– Hendte det at dere mistet bestillinger?
– Ja, det gjorde det. Det kunne være en kake kunden kom for å hente, men så var den ikke laget fordi bestillingen var kommet bort. Eller det kunne være en ordre til en av de mange dagligvarebutikkene vi leverer til, som var borte. Vi produserer og pakker 1100-1200 brød på en vanlig hverdag. Da kunne det også hende at butikker var glemt skrevet på produksjonslista. Det hendte også at det falt ned en lapp fra tavla og at den ikke dukket opp før det var for sent. Vi overså også lapper og beskjeder i et mylder av papir med beskjeder og lister, sier Anette Nyheim Lunde og Merete Brendstuen.

Etter at de tok i bruk MyFoodOffice har Anette og Merete og resten av de som jobber i bakeriet fått en ny hverdag.

–  Vi hadde ikke kjempemange feil, men det var feil. Ved å ta i bruk MyFoodOffice har vi fått mye mindre feil. Selv om det nå er et datasystem som hjelper oss, er det fremdeles folk som bruker det. Fortsatt kan det skje feil av oss mennesker, men systemet i seg selv skaper ikke feil. Det går for eksempel ikke an å regne feil. Når vi sitter og regner på kalkulatoren kan det bli 50 brød for lite en dag fordi vi slår feil på kalkulatoren. Det slipper vi nå.

Det er en stor trygghet for bakeriet som to kafeer på Vinstra, en på Kvam og en på Otta, i tillegg til sin egen Foodtruck som tilbyr fersk bakst over et stort område. Bakeriet leverer også sine varer til godt og vel 20 dagligvarebutikker i Gudbrandsdalen. I tillegg kommer kantiner, institusjoner og barnehager.

Ødegaarden Bakeri og Konditor har et håndverksbakeri eller en «håndarbeidsstuggu» som de selv kaller det. Det betyr tradisjonsrike produkter bakt med hjertet.

Ødegaarden Bakeri og Konditor har et håndverksbakeri eller en «håndarbeidsstuggu» som de selv kaller det. Det betyr tradisjonsrike produkter bakt med hjertet.

Lett overgang

Overgang til nye systemer og rutiner kan være krevende og kan også møte motstand i bedriften.

– Overgangen fra vårt primitive papirsystem til MyFoodOffice har gått overaskende bra. Underveis i prosessen var jeg positivt overasket over at jeg ikke fikk mer motstand blant de ansatte. De skulle tross alt forholde seg til en nye brødbestillinger, nye lister når de skulle bake brød og natta og når de skulle pakke brød til butikkene. Det gikk overaskende bra. Selvfølgelig noen kommentarer, men det har vært rettferdige kommentarer. Noen av dem har vi tatt videre med Martin Lang i MyFoodOffice som innspill til forbedringer. Noen av innspillene har allerede blitt implementert i løsningen, mens andre står på listen over ny funksjonalitet på noe lengre sikt, sier Anette Nyheim Lunde.

Lett å bruke

– Man trenger ikke å være dataingeniør for å bruke MyFoodOffice. Vi hadde en times opplæring med de ansatte. Etter det var jeg med og veiledet dem litt da de tok i bruk systemet. Deretter så har dette gått på skinner, sier Lunde.

– For oss har det vært viktig å ha en forsiktig overgang til nytt system. Stor fleksibilitet hos MyFoodOffice har gitt oss muligheten til å implementere én og én modul. Det gjør at hele organisasjonen er trygg på systemet før vi tar et nytt steg.

– Nå ser vi frem til å ta i bruk modulen med resepter og varedeklarasjon. Vi håper å komme i gang med å legge inn resepter før jul. Da får vi automatisk varedeklarasjon, etiketter til kaker og vi får automatisk beregnet størrelsen på deigene i produksjonen. Sistnevnte regner vi med kalkulator i dag.  Det er jo også en potensiell feilkilde. Det er kjipt å kaste en brøddeig på 200 liter fordi du for eksempel har tilsatt for lite gjær. Det har skjedd. Det skjer ikke ofte, men det skjer av og til, sier Lunde.

Ødegaarden Bakeri og Konditori på Vinstra har fire bakerikafeer og en foodtruck. Hver dag produserer de varer til egne utsalg, 20 dagligvarebutikker, samt kantiner, institusjoner og barnehager.

Ødegaarden Bakeri og Konditori på Vinstra har fire bakerikafeer og en foodtruck. Hver dag produserer de varer til egne utsalg, 20 dagligvarebutikker, samt kantiner, institusjoner og barnehager.

Inn i det digitale

Samtidig som bakeriet har tatt i bruk MyFoodOffice har de også skiftet regnskapssystem.

–  For å kunne hente ut størst mulig potensial av MyFoodOffice, byttet vi regnskapssystem som gjør at vi får en automatisk overføring av ordrene inn i regnskapet. Det hadde vi ikke før. Da satt vi og punchet tallene manuelt inn i regnskapet. Per nå har vi de enkleste kassene inn i butikken som er innenfor lovverket. Etter hvert skal vi over på datakasser som både gir oss automatisert overføring av priser fra MyFoodOffice og salgsstatistikk.

– Vi tror også vi kan bli oppfattet som en mer profesjonell leverandør når vi etter hvert også tilbyr kundene tilgang til egenbestilling av varer og tilgang til egne kundedata. I tillegg gjør vi oss mer attraktive for de yngre som søker seg inn i bedriften. Det er viktig jobbe på en moderne og effektiv måte for å tiltrekke oss yngre arbeidskraft, sier Lunde.

Kan tilpasse produksjonen

Med integrerte datakasser vil bakeriet få et nytt løft. For når vi spør om hva som er bestselgeren hos bakeriet, så vet de egentlig ikke.

– Nei, vi gjør egentlig ikke det. Vi kan ikke med sikkerhet si at dette er bestselgeren vår, selv om vi erfaringsmessig har en følelse av det. Vi tror også at innsikt i salget vårt vil gi oss bedre forsetninger for å planlegge produksjon og bemanning.

– Kan det i praksis bety at dere produserer for lite en av toppselger og at dere faktisk går glipp av salg?
– Ja, det gjør det nok. Vi vil komme oss bort fra hva vi tror og husker og over til faktabaserte beslutninger. Vi har startet vår digitale satsing og har en langsiktig plan om å gradvis utnytte mulighetene som ligger der. Det skjer ikke over natta, men vi har startet på reisen med trygg forvisning om at MyFoodOffice kan være med oss hele veien, sier Anette Nyheim Lunde og Merete Brendstuen.

 


Vil du vite mer om MyFoodOffice?

Vi forteller deg gjerne hvordan vi kan bedre hverdagen i ditt bakeri! Ta kontakt for en uforpliktende prat!


 

 

 

452 48 912 | support@myfoodoffice.com | www.myfoodoffice.com